Mantenga su Negocio bajo Control

Autor: MsF.Econ. FÉLIX CAMPOVERDE VÉLEZ

Quién no conoce su fuente de ingresos, no conoce su negocio.

Las preocupaciones por reincidencias de fallas en los procesos, fraudes o malos entendidos, el conformismo de ciertos directivos y empleados en obtener lo suficiente para pagar sus facturas y mantener su familia, nos les preocupaba la dirección empresarial ni el futuro de la empresa; y si a esto agregamos la falencia en el control interno operativo, entonces la probabilidad de que se incurran en riesgos operativos, es cada vez más grande.

¡ Evite pérdidas en su empresa! .-Lo primero que debemos hacer, será revisar la estructura organizacional de la empresa, y efectuar un ejercicio de profesionalización en la administración comprometidos con la organización empresarial, y evaluar en forma integral los procesos de control interno para luego tomar las medidas pertinentes que eviten incompatibilidad, conflictos de interese, reserva de la información, y mitiguen los riesgos de fraudes y errores operativos, financieros y legales.

El control Interno comprende el plan de la organización y el conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos (Activos), verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia, eficacia, y efectividad en las operaciones, estimular la observación de las políticas prescrita y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados; ya que el control interno es una responsabilidad de todos los integrantes de la organización.

“Si una empresa descuida de sus controles internos, su situación es tan frágil a que se cometan fraudes, y errores que ponen en riesgo su patrimonio”

¿Qué hacer para mejorar el proceso del control interno?.- Dentro de la empresa existen cuatros rubros vitales para la buena operación empresarial: ingresos, cobranzas, egresos e inversiones, si no se toma medida adecuadas las posibilidades de fallas e fraude crecen paulatinamente, si no tomamos en consideraciones algunas recomendaciones de control interno,

1.- El presupuesto, es la herramienta de control financiero que marca la pauta para evaluar las finanzas, dándonos claras evidencia de lo que se prevé, de lo que esta sucediendo, y del porque de las desviaciones; el compararse simples numero no vale la pena si no se ha identificado las causas y efectos, por ejemplo si durante el periodo estimo gastar un monto xxx en sueldo y salarios, y resulta que al compara contra resultados, rebasa el presupuesto, esto da un elemento de análisis para la dirección de la empresa, que buscará encontrar las causas en el ejercicio de los flujos de efectivo de la empresa. Hay que recordar que el presupuesto no son solamente números, si no que es producto de todo un plan, para el cual se espera un resultado que debe ser evaluado y confrontado con la realidad alcanzada.

2.- El análisis de la Información Financiera, requiere de tiempo para revisar y analizar los estados financieros, no solamente el balance general, estado de resultado, estado de cambio en la situación financiera y el estado de variaciones en el capital contable, si no que también es necesario evaluar el flujo de efectivo y demás reportes como las conciliaciones bancarias, existencias de mercaderías, reporte de cartera por cobrar, cumplimiento de los presupuesto de ventas; todo esto permitirá estar más atento a los cambios durante el desarrollo de las operaciones.

3.- Afianzar al personal que maneja efectivo y valores, sin importarle el nivel de jerarquía o amistad, quizás se ofendan por tomar esta medida. El afianzar al personal que maneja efectivo, inventarios y las cobranzas, hace pensar dos veces a cualquiera de la posibilidad de cometer un fraude, y de cometerlos la responsabilidad es compartida con la empresa afianzadora, de manera que el daño económico será menor.

4.- Control permanente de las cobranzas e ingresos, es el punto neurálgico de mayores fraudes a las empresas, por lo cual deben cotejarse constantemente los documentos de cartera y actualizarlos de ser necesario. El arqueo sorpresivo al encargado de cobranzas y al cajero (tesorero), así como enviar estados de cuentas durante el ejercicio a los principales clientes, son procesos de controles necesarios que actúan como timbre de alarma que alertan de los actos de colusión y cohechos.

5.- El control de Inventarios físicos e implementación de sistemas de monitoreo.- Esperar fin de año para realizar cruces de información, ejecutar constataciones del inventario, es un error garrafal en cualquier organización empresarial. Se deben entonces efectuar constataciones periódicas a cargo de personal de total confianza y ajeno al almacén en lo posible. El inventario total es muy difícil pero su constatación se debe realizar mediante un muestreo que tenga en cuenta el movimiento que se ha tenido en el periodo principalmente.

6.- El control de Egresos al girar cheques con firma compartidas, clasificación y sello de las facturas pagadas evitará contra tiempos y errores fatales en la ejecución de los pagos. Sin duda que el monitoreo de ingresos y egresos diarios marcara las pautas en la ejecución de cada estrategia en el manejo de la liquidez.

Las presiones más comunes que pueden estimular a empresarios y a sus empleados a transgredir los valores éticos y los controles internos son muchas de las ocasiones provocados por factores externos e internos:

Factores externos que los estimulan: Falta de liquidez, altas tasas de interés, dificultada en la consecución de créditos, presiones de tipo financiero, presiones de tipo familiares, presiones que provienen de la competencia desleal, exceso de trámites legales para desarrollar una actividad, presiones gubernamentales etc.

Entre los factores internos que estimulan: Presiones por la necesidad de conservar el puesto de trabajo, presiones para complacer al jefe en lo que el diga, sin criterio y debate técnico, rivalidades entre el personal exceso de trabajo, poca o casi nula iniciativa de dar valor agregado a los productos, precios que buscan únicamente altas rentabilidades en el corto plazo, mercadeo en segmentos sin estudios técnicos, publicidades y promociones no van acordes al mercado; todo esto redunda en una falta de políticas claras empresariales y en resultados financieros nulos o poco atractivos.

La clave, será estudiar el control interno actual, proyectar el futuro por el desarrollo de las operaciones sobre la base de la identificación de sus procesos, evaluación, y ejecución de planes de mejoramiento continuos e implementación de sistemas informáticos de control acorde a la estructura empresarial, implementación de principios éticos que redunden en el beneficio común, reduciendo sus gastos innecesarios, captando mayor inversión, disminuyendo los riesgos de demanda legales, mejorando su reputación ante clientes, inversionistas animados a seguir reinvirtiendo, y obteniendo rentabilidad, eficiencias y efectividad por cada unidad marginar de recursos invertido.

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Elaborado Por: MsF.Econ. FÉLIX CAMPOVERDE VÉLEZ
Catedrático Universitario, Instructor IDEPRO y Asesor Empresarial, Guayaquil-Ecuador