Cuentas por Pagar

ASPECTOS FUNDAMENTALES

Cuentas por Pagar:

       Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales (Inventa­rios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos fijos o contratación de inversiones en proceso.

       Si son pagaderas a menor de doce meses se registran como Cuentas por Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a más de doce meses, en Cuentas por Pagar a Largo plazo.

       Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de éstos por cada documento de origen (fecha, número del documento e importe) y por cada pago efectuado. También deben analizarse por edades para evitar el pago de moras o indemniza­ciones.

       Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada período económico, deben reclasificarse a Corto Plazo, (las exigibles el año próximo).

PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO

• Cuentas  por Pagar

• Deben separarse las funciones de recepción en el almacén, de autorización del pago y de firma del cheque para su liquidación.

• Es preciso conciliar periódicamente los importes recibidos y pendientes de pago según controles contables, con los de los suministradores.

• Deben elaborarse Expedientes de Pago por proveedores contentivos de cada Factura, su correspondiente Informe de Recepción (cuando proceda) y el cheque o referencia del pago, cancelándose las Facturas con el cuño de “Pagado”.

• Es preciso mantener al día los Submayores de Cuentas por Pagar, los de Cuentas por Pagar Diversas  y  no presentar saldos envejecidos.

• Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse por cada Factura recibida y cada pago efectuado; así como por edades y analizarse por el Consejo de Dirección.

• Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores deben controlarse para garantizar que los pagos  se realicen por lo realmente recibido.

• Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los Submayores de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control correspondientes.

PROCEDIMIENTOS DE COMPROBACION INTERNA:

• Cuentas por Pagar a Corto Plazo.

• Cuadre contable de las partidas pendientes en el submayor analítico por deudores.
• Verificación de los documentos en los expedientes de pago por acreedores (proveedores).
• Comprobar si existen partidas o saldos deudores (contrario a la naturaleza de estas cuentas).
• Análisis por edades determinando los adeudos vencidos (más de 30 días).
• Verificar los convenios de pagos suscritos.

• Cuentas por Pagar Diversas.

• Analizar las partidas que integran el saldo de esta cuenta, clasificarlas conforme a su contenido, comprobando su cuadre contable así como analizar por edades para determinar las envejecidas(más de  días).
• Verificar los documentos justificantes de las obligaciones pendientes de pago, así como las conciliaciones, confirmaciones y convenios de pago.
• Comprobar que esta cuenta (Grupo) no se registre el Contravalor en MN de las operaciones en MLC que deben contabilizarse en la cuenta Contravalor Pendiente de Pagar en el Activo Circulante.

• Efectos, Cuentas y Partidas por Pagar a Largo Plazo.

• Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran esta cuenta en cada una de las subcuentas y submayor analítico por acreedores.
• Análisis por edades comprobando que en esta cuenta se incluyan exclusivamente los que exceden de un año.
• Comprobar los documentos en los expedientes de pago (contratos, convenios, etc).
• Comprobar las conciliaciones y confirmaciones con los acreedores.
• Analizar las obligaciones vencidas y pendientes de pago, así como las partidas deudoras (contrarias a la naturaleza de esta cuenta).

© Lic. José Pedro González González
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